「マニフェストを紛失したらどうすればいいの？」

産業廃棄物の処理を委託する際にはマニフェストの交付が必須となります。マニフェストは交付するのみでなく、A票は交付日、その他の票は返送を受けた日から5年間の保管義務があります。
しかし、マニフェストの紛失はしばしば起こります。そんな時はどうしたらいい？今回は、そんな疑問にお答えします。

マニフェストを紛失しやすい理由

マニフェストは多くの人々を経由します。現場の引き渡し担当から事務所へ、処理業者から郵送で送られてきて…こうしたやり取りは、どうしても煩雑になりがちです。

また、最終処分終了報告のE票が返送されてくるまでには日数もかかります。そのため、「いつの間にか1枚だけ見当たらない…」「処理会社は送ったと言っているのに、どこを探しても見つからない」などの事態が起こる可能性が高くなってしまいます。

マニフェストを紛失してしまった時の対応

もちろん、厳重に管理して紛失しないことが1番ですが、もしもの事態に備えて紛失が発覚した時の対処法を知っておくことが大事です。
対処法としては、紛失してしまったマニフェストにおける、それぞれの前の処理工程に存在するマニフェストをコピーして代用することです。
また、A票を紛失してしまった場合は、収集運搬業者からB1票のコピーをもらいA票の代わりに保管することとなります。

A票を紛失→B1票をコピーして代用する。
B2票を紛失→B1票をコピーして代用する。
D票を紛失→C1票をコピーして代用する。
E票を紛失→C1票をコピーして代用する。

この際、コピーしたマニフェストには「A票紛失の為、B1票の写しを取り寄せ保管」などのように、紛失したマニフェストの代用であることがわかるメモを添えておくと安心です。
こうすることで、後から確認した場合でも、代用のマニフェストであるため、コピーであっても大切に保管しておかなければならない事が分かります。

マニフェストの再交付は危険？

紛失したからといって、マニフェストの再交付は、リスクが伴います。

「記載内容が同じであれば問題ないでしょ？」と思われる方もいるかもしれませんが、マニフェストを再発行すると紛失していない残りの票はどうすればよいのでしょうか？新しいマニフェストがあるからと、破棄しようと考える方も多いのではないでしょうか？
もし破棄してしまうと、マニフェストの保管義務違反となります。

紛失してしまった場合は同じマニフェストを再交付するのではなく、コピーをして対応しましょう。行政への報告などは特に必要ありませんが、紛失が発覚した時点での素早い対応が望ましいです。万が一、紛失したままの状態で発見された場合も、保管義務違反となってしまいます。

マニフェストの紛失を防ぐためには？

もちろん紛失をしないに越したことはありません。では、どのように保管することが最適なのでしょうか？
1番は、電子マニフェストに切り替えることです。電子マニフェストになると、「紙」そのものが無くなるため、紛失する事態は起こりません。管理が効率的に行えるだけでなく、保管の義務がなくなります。

電子マニフェストでマニフェストを発行すると、データは情報処理センターに保管される為、排出事業者が保管する必要がありません。
紛失のリスクや管理の手間を踏まえ、電子マニフェストの導入や対象範囲の拡大を検討されてみてはいかがでしょうか？

弊社では電子マニフェスト導入サポートのサービスを行っておりますので、是非ご相談ください。
>>電子マニフェストについてのコラムはこちら

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